Entre les réglementations strictes et contraignantes qui évoluent constamment, vos clients qui sont de plus en plus exigeants et un secteur qui se complexifie, le technicien frigoriste doit faire face à de nombreuses difficultés qui ne facilitent pas son quotidien. Toutefois, des solutions digitales existent vous permettant d’être compétitif et de répondre aux exigences de chacun.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion frigoriste ?
Que vous soyez un manager, un planificateur ou bien un technicien de terrain, les besoins et les attentes de chacun diffèrent, mais se rejoignent. Les logiciels de gestion permettent de répondre à ces différentes problématiques en apportant une solution dématérialisée.
Respecter les engagements contractuels et les réglementations
Les clients font face à des réglementations draconiennes et sont enclins à des pénalités qui les rendent exigeant vis-à-vis de vos interventions. Les différents types de garantie que l’on retrouve dans le contrat peuvent être contraignantes si le frigoriste ne les respecte pas. Parmi les garanties on retrouve :
GTI (Garantie du temps d’intervention) : Une fois que le client a émis une alerte, le fournisseur de services s’engage avant l’intervention conformément au contrat
GTR (Garantie de temps de rétablissement) : l’intervenant s’engage sur le temps nécessaire pour résoudre le problème
FTFR (First Time Fix Rate) : l’intervenant s’engage à réparer l’équipement en une seule intervention
Pour faciliter la gestion des avenants de contrat et ainsi éviter toute erreur, la solution de dématérialisation permet de satisfaire vos clients. Vous évitez aussi tout litige qui pourrait compromettre la relation que vous entretenez avec vos clients, indispensable pour votre activité.
Identifier le technicien frigoriste le plus compétent pour répondre à un problème
Aujourd’hui, les machines se diversifient et se complexifient, ce qui ne facilite pas la tâche des frigoristes notamment pour identifier les techniciens compétents à un problème donné.
Pour les managers qui doivent assurer la satisfaction des clients, il est essentiel de disposer de compétences techniques précises et de dossiers de certification. Par conséquent, l’une de ses principales tâches est de trouver la personne la mieux à même de le faire face aux problèmes relevés par les clients. La solution digitale permet de centraliser et d’enregistrer toutes les compétences des techniciens pour une satisfaction optimale du client et une résolution du problème à coup sûr.
Optimiser les rapports clients et intégrer les informations d’intervention
Lors du reporting client, tout manager doit intégrer les informations, dans leur intégralité, générées par l’intervention. De ce fait, vous devez pouvoir offrir aux clients une visibilité totale sur l’ensemble de leurs installations. Parmi ces informations, vous avez :
- Le nombre d’interventions prévues au cours de l’année
- Le nombre d’interventions mises en œuvre
- Le type d’équipement à inspecter et à réparer
- Le type de fluide à ajouter et à enlever
Générer des rapports numériques représente un réel avantage pour votre entreprise. Facile et rapide, vous pouvez envoyer directement par mail vos comptes rendus standardisés. Vous rentabilisez ainsi votre temps et vous complétez vos reporting clients à partir d’informations viables et surtout complètes. En effet, l’exécution d’un rapport client à partir de notes rédigées à la main par un technicien prend beaucoup de temps car souvent le contenu n’est pas toujours lisible et les informations sont parfois incomplètes. Vous évitez ainsi les mauvaises interprétations qui pourraient entacher votre image de professionnalisme
Anticiper et répondre aux exigences des clients
Les pertes financières liées aux pannes des machines ont de lourdes conséquences pour les entreprises de différents secteurs. Entre les pertes de denrée alimentaire pour les supermarchés et les pertes de fournitures médicales dans les pharmacies, les exigences des clients envers les prestataires deviennent importantes.
De ce fait, les clients exigent un reporting complet des interventions sur leur machine. Cela peut être le nombre de fuites constaté, le remplacement des pièces et bien d’autres. Le fait de centraliser toutes les données et les informations liées aux interventions passées et aux interventions futures permet d’anticiper et de répondre aux exigences du client.
Conseiller les clients
Toutes les informations recueillies lors des interventions permettent de suivre en temps réel l’évolution des interventions. Au-delà de ça, vous pouvez proposer un service de conseil. En effet, si l’on constate que le nombre d’interventions chez un client est nombreux, vous pouvez, par exemple, proposer de changer cet équipement défectueux afin de le conduire vers un équipement qui répond à ses besoins et plus respectueux pour l’environnement. Ainsi, vous fidélisez votre client et reviendra vers vous pour davantage de conseils de qualité. Votre chiffre d’affaires augmentera et votre crédibilité n’en sera que meilleure.
Avoir une vision en temps réel des activités des techniciens de terrain
Les difficultés liées aux imprévus et les exigences contractuelles mènent le planificateur à avoir une vision globale sur toutes les interventions actuelles et à venir. Les outils de géolocalisation sont utiles pour connaître en temps réel la position exacte des intervenants, limitant ainsi les pertes de temps liées à une mauvaise optimisation du trajet entre chaque intervention.
Une fiabilité de vos données
La sécurité des données est devenue un enjeu majeur. En effet, votre entreprise est parfois amenée à détenir des informations sensibles sur des clients. Le fait d’utiliser et de manipuler toutes ces données sensibles en format papier n’est pas rassurant pour vos clients. Un dossier papier est si vite perdu et on n’a pas envie que ça atterrisse entre de mauvaises mains. Le processus doit être numérisé et fournir un niveau de sécurité certifié.
Un meilleur pilotage de son activité
La plupart des logiciels de gestion d’intervention intègrent un tableau de bord afin de suivre l’évolution d’un certain nombre d’indicateurs métiers de ses activités de service. L’avantage est donc de prendre de meilleures décisions au meilleur moment grâce à une compréhension globale et détaillée des activités de technicien. Ainsi, vous êtes en mesure de respecter les engagements contractuels que vous avez avec vos clients (GTI, GTR, FTFR, etc)
La signature électronique
De par leur nature essentielle, les signatures électroniques peuvent garantir l’intégrité des documents électroniques. Par conséquent, la personne ou l’organisation qui envoie la facture numérique effectuera automatiquement une vérification d’identité. La signature ne doit être ni falsifiée ni réutilisable. La signature est utile pour tous les documents dans laquelle une signature électronique est obligatoire comme par exemple un devis, une facture ou même le Cerfa.
Le cerfa 15497 numérique
Depuis l’arrêté du 22 décembre 2016, il est obligatoire d’utiliser un Bordereau de Suivi des Déchets spécifique en fonction du type de produits collecté. De nature à simplifier les démarches administratives, le cerfa 15497 est utilisé par les frigoristes, eux même titulaires d’une attestation de capacité. Il est utilisé comme fiche d’intervention pour les contrôles d’étanchéité et pour tout type de manipulation de fluides frigorigène. Il est sollicité également lors des récupérations de fluides frigorigènes usagés destinés au traitement.
Remplir le formulaire en format papier est particulièrement chronophage pour le technicien de terrain. Sujet aux erreurs, il est indispensable de numériser le Cerfa pour simplifier son utilisation.
L’application numérique vous permet de pré-remplir les nombreux champs. Concernant ces derniers, le technicien de terrain à l’obligation de renseigner. Facile et rapide, l’envoi se fait par mail dès que le Cerfa est rempli dans son intégralité et dès qu’elle est co-signée par le client et l’intervenant.
Si l’intervention du technicien est contestée, ce document peut servir de preuve. Il convient également de noter que lorsqu’une autorité judiciaire effectue un contrôle, il est plus facile de trouver et de fournir des documents numérisés et stockés sur un serveur. Sa dématérialisation est pratique pour l’archivage.
Quel logiciel de gestion frigoriste choisir ?
Le tableur Excel
Le logiciel tableur est le plus utilisé des professionnels. Fort de son succès, sa flexibilité et sa souplesse dans son utilisation en font ses principales forces. Malgré ces quelques avantages, le tableur Excel présente plusieurs limites.
Le suivi du prospect n’est pas optimisé du fait que chaque nouveau commentaire ne soit pas daté. Autre limite non négligeable, c’est la création d’un fichier pour chaque besoin comme par exemple un devis, une facture ou bien la gestion des relances. Il est donc facile de se retrouver avec une multitude de fichiers auxquels il est difficile de s’y retrouver, ce qui occasionne une perte de temps considérable. Enfin, l’interface devient illisible à force de créer des lignes et des colonnes. De plus, l’ajout des pièces jointes dans un fichier Excel est impossible.
Logiciel gratuit
Vous faites le choix d’utiliser un logiciel gratuit pour limiter les coûts. Toutefois, vous serez limité en termes de fonctionnalité. Vous perdez ainsi en compétitivité et vous devrez jongler entre les différents supports (papier et digital) pour gérer vos interventions.
Logiciel tout-en-un
Organilog Froid est le logiciel professionnel dédié à la gestion d’intervention pour frigoriste. Il regroupe diverses fonctionnalités vous permettant d’être compétitif et de rentabiliser de façon optimale votre activité. Vous pouvez par exemple gérer le CERFA 15497 très facilement, et suivre la consommation de vos fluides sur une interface ergonomique.
Profitez également d’une gestion simplifiée des factures, sans oublier un planning modulable selon vos besoins. Il existe d’autres fonctionnalités utiles pour un gain de temps et d’argent. Découvrir Organilog froid