Frigoristes : comment bien gérer vos factures ?

Frigoristes : comment bien gérer vos factures ?

Si vous êtes frigoriste auto-entrepreneur, vous avez certainement dû faire face à un problème récurrent : la gestion de vos factures. Il s’agit d’une opération très délicate qui nécessite d’être réalisée avec soin. Voici donc quelques astuces qui vous aideront à bien gérer vos factures.

La gestion automatisée des factures grâce à un logiciel de facturation

La meilleure option pour gérer vos factures en tant que frigoriste est d’utiliser un logiciel de facturation dédié à votre secteur d’activité. Ce dernier vous permettra d’automatiser la gestion de vos factures et vous simplifiera grandement la tâche. Grâce à lui, vous pourrez faire passer des devis en bons de commande, puis en factures et les envoyer aux clients très rapidement.

Vous pourrez aussi archiver les factures, et selon les modules complémentaires auxquels vous aurez souscrit, avoir accès à des fonctionnalités supplémentaires. Il sera possible par exemple de gérer les factures non payées, suivre le recouvrement des créances et générer des relances automatiques. Les avantages d’un logiciel de facturation sont nombreux. On note ainsi :

  • un gain énorme de temps ;
  • la centralisation de toutes les fiches client ;
  • la réduction du risque d’erreurs ;
  • et le respect des dispositions légales.

Peu importe le nombre de vos factures, un logiciel de facturation vous offrira une gestion optimale.

La gestion informatisée avec un tableur ou un logiciel de traitement de texte

L’utilisation d’un tableur (Excel) ou d’un logiciel de traitement de texte (Word) constitue une alternative à un logiciel de facturation pour gérer vos factures. Bien que présentant moins d’avantages, ils vous permettront d’informatiser et d’automatiser jusqu’à un certain point la gestion de vos factures.

Vous devrez pour cela établir un modèle personnalisé qui sera utilisé pour toutes vos factures. Il devra comporter toutes les mentions obligatoires légales ainsi que toutes les informations du client et le service rendu (prix hors taxe, taux de la TVA, etc.). Cette façon de gérer ses factures est avantageuse à certains niveaux, mais elle présente aussi certains risques.

Par exemple, certaines factures peuvent se retrouver avec le même numéro, ce qui créera des doublons. De plus, il peut y avoir omission de certaines mentions ou confusion par rapport à certaines informations. Vous pourriez vous rendre compte de ces erreurs après l’envoi de la facture au client et être tenté de les corriger ce qui est interdit.

En effet, la modification des factures après leur émission est interdite et sanctionnée par la Loi. Ce type de gestion n’est donc recommandé que si vous n’établissez que très peu de factures par mois (10 à 15 par exemple).

La gestion manuelle avec un facturier papier

De plus en plus délaissé au profit des logiciels de facturation, le facturier papier est également un moyen pour gérer vos factures. Ce carnet à souche comporte des factures pré-imprimées qui sont pré-numérotées et sur lesquelles on peut retrouver certaines mentions légales. Vous devrez cependant vous-même renseigner manuellement les éléments permettant de vous identifier.

Il peut s’agir de votre nom, de votre adresse ou encore de votre numéro d’identification à la TVA. Vous devrez aussi mentionner toutes les informations de votre client et les services que vous avez offerts. Cette méthode de gestion de vos factures présente des risques d’erreurs encore plus élevés qu’avec un tableur ou un logiciel de traitement de texte.  

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